Une facture égarée, une note de frais introuvable ou une validation qui tarde peuvent sembler anodines. Pourtant, ces situations ralentissent le fonctionnement de nombreuses entreprises africaines et compliquent le travail des équipes financières. C'est à partir de cette réalité quotidienne qu'est née une solution qui entend moderniser la gestion des dépenses sur le continent.
Derrière une facture perdue se cache un problème plus vaste
Dans beaucoup d'entreprises africaines, la gestion financière repose encore sur des documents papier, des échanges par e-mail ou messagerie et des fichiers Excel qui circulent entre plusieurs services. Lorsqu'un contrôle interne ou un audit est lancé, retrouver un simple justificatif peut rapidement devenir une opération longue et coûteuse.
C'est une situation qu'Océma Kikadidi connaît bien. Consultant en transformation et conduite du changement, il a été confronté à ces difficultés lors de plusieurs missions d'audit. L'une d'elles l'a particulièrement marqué. Avec son équipe, il lui a fallu près de quatre heures pour remettre la main sur une simple facture rangée dans des classeurs d'archives.
Ce jour-là, la question ne portait plus sur la facture elle-même, mais sur les méthodes de travail. Pourquoi consacrer plusieurs heures à rechercher un document qui aurait pu être retrouvé en quelques minutes grâce à une gestion numérique ?
Cette réflexion l'a conduit, avec trois associés aux profils complémentaires, à créer Expenséo, une plateforme développée pour répondre aux besoins des entreprises africaines en matière de gestion financière.
Une plateforme qui centralise toute la gestion des dépenses
Expenséo ne remplace pas uniquement le papier par des fichiers numériques. La solution rassemble sur une même interface les différentes opérations liées aux dépenses de l'entreprise.
Les collaborateurs peuvent enregistrer leurs dépenses, joindre leurs justificatifs, soumettre leurs notes de frais, suivre les validations et consulter l'historique de leurs opérations. Les managers disposent quant à eux d'un meilleur contrôle sur les dépenses engagées et sur les circuits de validation.
Disponible sur ordinateur, tablette et smartphone, la plateforme a été conçue pour s'adapter aux usages des entreprises africaines, qu'il s'agisse de PME ou d'organisations disposant de plusieurs implantations.
Trois modules qui couvrent les principaux besoins des entreprises
La plateforme repose sur trois grands modules. Le premier concerne les notes de frais. Les collaborateurs photographient leurs justificatifs directement depuis leur téléphone avant de les transmettre à leur responsable pour validation. Les documents restent ensuite archivés dans un espace numérique sécurisé.
Le deuxième module est consacré aux mouvements financiers. Chaque entrée ou sortie d'argent peut être enregistrée avec son justificatif afin d'assurer un meilleur suivi des dépenses et de produire des rapports détaillés.
Le troisième module simplifie la gestion des frais de mission. Avant un déplacement, un responsable peut attribuer un budget à un collaborateur, suivre son utilisation pendant la mission et effectuer le remboursement du solde restant une fois la mission terminée.
Les données deviennent un outil d'aide à la décision
L'intérêt d'Expenséo ne réside pas uniquement dans la dématérialisation des justificatifs.
Chaque opération enregistrée alimente des tableaux de bord qui permettent de visualiser les dépenses par période, par catégorie ou par collaborateur. Les entreprises peuvent ainsi mieux comprendre leurs habitudes de consommation, identifier les postes les plus coûteux et anticiper certaines dépenses.
Cette visibilité facilite également les contrôles internes et le travail des directions financières, qui disposent d'informations centralisées et facilement exploitables.
Une feuille de route tournée vers l'intégration financière
La plateforme continue d'évoluer afin de couvrir davantage de besoins.
Les prochaines versions prévoient notamment une intégration avec Sage Comptabilité, ce qui permettra de synchroniser automatiquement les écritures comptables et de limiter les ressaisies.
Expenséo prévoit également une connexion avec PayDunya afin que les entreprises puissent consulter leurs soldes, suivre leurs transactions et rapprocher leurs paiements depuis la plateforme.
L'équipe travaille aussi sur l'intégration progressive des solutions Mobile Money utilisées sur le continent. À terme, l'entreprise souhaite proposer un espace unique depuis lequel les dirigeants pourront suivre leurs dépenses, leurs paiements, leur trésorerie et leurs différents comptes financiers.
Une innovation qui répond à un besoin concret
La transformation numérique des entreprises africaines ne passe pas uniquement par les paiements digitaux ou le commerce en ligne. Elle concerne également tous les processus internes qui mobilisent chaque jour les équipes administratives, comptables et financières.
En s'attaquant à la gestion des dépenses, Expenséo apporte une réponse à une difficulté que connaissent de nombreuses organisations du continent. La plateforme ne cherche pas seulement à numériser des justificatifs. Elle propose une nouvelle façon de piloter les dépenses, de fluidifier les validations et de donner aux dirigeants une vision plus claire de leurs finances.
Pour les PME, les directions financières, les cabinets comptables ou les entrepreneurs qui souhaitent moderniser leur organisation, Expenséo constitue une solution à découvrir. Les fonctionnalités déjà disponibles, ainsi que les évolutions annoncées, montrent que la startup ne construit pas seulement un logiciel de gestion des dépenses, mais les fondations d'une plateforme financière pensée pour accompagner la transformation numérique des entreprises africaines.